Uma empresa que trabalha
com o que é — não com o que deveria ser.
A indexas foi fundada com um propósito direto: ajudar organizações a enxergar seus acervos documentais como eles são de fato, antes de qualquer reestruturação.
← Voltar ao InícioDe onde viemos e o que fazemos
A indexas nasceu em Porto Alegre a partir de uma observação repetida em diferentes tipos de organização: na hora de reorganizar ou migrar documentos, quase ninguém sabia ao certo o que tinha. Inventários eram incompletos, tabelas de temporalidade estavam defasadas ou simplesmente não existiam, e migrações para novos sistemas acabavam reproduzindo a mesma desordem em outra plataforma.
Decidimos nos especializar nessa etapa anterior — o trabalho de campo que precede qualquer decisão de política documental. Não consultamos sobre o que guardar ou descartar: isso é função de quem conhece as obrigações legais e os processos internos de cada organização. O que fazemos é mapear, estruturar e transferir acervos de forma controlada, com documentação de cada etapa.
Atendemos escritórios jurídicos, departamentos administrativos de empresas de médio porte e órgãos que precisam consolidar arquivos físicos e digitais em uma estrutura que a equipe interna consiga manter depois que saímos.
Missão
Apoiar organizações a construir uma imagem precisa e utilizável do seu acervo documental, com trabalho operacional de qualidade e sem substituir o papel dos especialistas internos do cliente.
Valores que guiam o trabalho
- Descrição antes de prescrição. O trabalho começa por entender o que existe, não por sugerir o que deveria existir.
- Escopo definido em contrato. Nenhum projeto começa sem que o cliente saiba exatamente o que será entregue e quando.
- Conhecimento que fica na organização. Capacitamos quem vai manter o sistema depois — não criamos dependência.
- Linguagem clara. Relatórios, catálogos e tabelas escritos para quem vai usá-los no dia a dia, não para impressionar.
Profissionais com formação em arquivologia, administração e gestão da informação. Cada projeto é acompanhado por ao menos um membro sênior da equipe.
Cláudia Menezes
Diretora Técnica
Arquivista com 14 anos de experiência em diagnóstico e reestruturação de acervos jurídicos e empresariais no Rio Grande do Sul.
Rafael Pinheiro
Coordenador de Projetos
Especialista em migração de sistemas documentais. Conduz os projetos de catalogação e acompanha as sessões de capacitação com as equipes internas.
Tatiana Souza
Analista de Acervos
Responsável pelos levantamentos de campo e pela elaboração dos relatórios de inventário. Atua tanto em arquivos físicos quanto em repositórios digitais.
Contrato por projeto
Cada engajamento começa com um contrato que descreve o escopo, o cronograma e os entregáveis. Sem trabalho sem documento.
Confidencialidade do acervo
Assinamos acordos de sigilo antes do início dos trabalhos. Documentos e informações do cliente não são acessados além do necessário para a tarefa.
Notas de progresso regulares
Em projetos de três meses, enviamos notas semanais ao ponto de contato do cliente. Sem relatórios surpresa ao final.
Trabalho presencial quando necessário
Levantamentos de acervo físico são feitos no local. Não estimamos o que não vimos.
Capacitação da equipe interna
No projeto de migração, duas sessões de treinamento são incluídas. O objetivo é que a equipe do cliente consiga manter o sistema sem depender da indexas.
Documento de encerramento
Todo projeto termina com um documento de handover que registra o que foi feito, o estado final do acervo e as orientações para continuidade.
O problema que a indexas resolve
Organizações que acumulam documentos ao longo dos anos — em pastas físicas, servidores locais, sistemas de gestão e e-mails — frequentemente chegam a um ponto em que ninguém sabe ao certo o que existe, onde está ou por quanto tempo deve ser guardado. Essa falta de visibilidade não é descuido: é o resultado natural de anos de operação sem uma estrutura documental clara.
O impacto prático aparece em situações específicas: quando um processo exige a localização de um contrato antigo, quando há uma auditoria interna, quando a empresa muda de sistema de gestão ou quando um colaborador-chave sai e leva consigo o conhecimento sobre onde as coisas estão arquivadas.
O que diferencia a abordagem operacional
Há consultorias que trabalham com políticas documentais em um nível de abstração: definem frameworks, recomendam práticas e produzem manuais. O trabalho da indexas começa mais atrás — no levantamento do que existe antes de qualquer recomendação.
Ao focar nos aspectos operacionais — inventário, estruturação, migração — a indexas atua onde a maioria das iniciativas de reorganização documental trava: na transição do estado atual para um estado organizável. Não substituímos os especialistas internos do cliente; preparamos o terreno para que eles possam trabalhar com clareza.
Saiba qual serviço se aplica ao seu acervo
Uma conversa inicial de 30 minutos é suficiente para alinhar escopo e verificar se a indexas é a escolha adequada para o momento da sua organização.
Entrar em Contato